Φόρμες συγκατάθεσης σε κλινική αισθητικής: τι να προσέχετε

Σάββατο πρωί, και ο πρώτος πελάτης έχει ραντεβού για υαλουρονικό στα χείλη στις δέκα. Φτάνει πέντε λεπτά νωρίτερα, και η γραμματεία του δίνει ένα ντοσιέ με τρεις σελίδες, ένα στυλό δεμένο με κορδόνι και ένα κουτάκι για υπογραφή στο τέλος. Ο θεραπευτής περιμένει ήδη στην πόρτα της αίθουσας θεραπείας. Ο πελάτης διαβάζει την πρώτη παράγραφο, ρίχνει μια ματιά στις υπόλοιπες και υπογράφει.

Κανείς δεν έκανε λάθος, και η φόρμα είναι στον φάκελο. Δύσκολα όμως μπορεί να θεωρηθεί προσεκτική ανάγνωση. Κι αν τηλεφωνήσει σε έξι μήνες με μια απορία, κάποιος θα ψάχνει εκείνο το χαρτί σε ένα κλασέρ.

Όταν μια κλινική συγκρίνει λογισμικά, η συγκατάθεση συνήθως τίθεται ως ερώτηση ναι ή όχι: έχει φόρμες συγκατάθεσης; Τα περισσότερα έχουν, κατά κάποιον τρόπο. Οι χρήσιμες ερωτήσεις είναι πώς φτάνει η φόρμα στον πελάτη, τι υπογράφει και πού καταλήγει. Το τι πρέπει να γράφει το κείμενο, και το τι ζητά ο νόμος εκεί που ασκείτε το επάγγελμα, είναι θέμα για όποιον συμβουλεύει την κλινική σας. Κανένα λογισμικό δεν τα λύνει.

Στείλτε την πριν από το ραντεβού, όχι στην υποδοχή

Η πιο απλή αλλαγή είναι η ώρα. Μια φόρμα που ο πελάτης ανοίγει στο σπίτι το προηγούμενο βράδυ, στο δικό του κινητό, διαβάζεται αλλιώς από μια φόρμα που του δίνουν ενώ κάποιος περιμένει. Μπορεί να τη διαβάσει δύο φορές. Μπορεί να ψάξει τι σημαίνει μια λέξη. Αν κάτι τον ανησυχεί, μπορεί να τηλεφωνήσει και να ρωτήσει, και η κουβέντα γίνεται πριν από το ραντεβού, όχι στη μέση του.

Βοηθά και την κλινική. Ο θεραπευτής διαβάζει τις απαντήσεις πριν μπει ο πελάτης, και προετοιμάζει όποια κουβέντα χρειάζεται, αντί να την ανοίξει την ώρα της θεραπείας.

Δείτε λοιπόν πώς στέλνει το λογισμικό τη φόρμα στον πελάτη. Μπορείτε να τη στείλετε σε έναν συγκεκριμένο πελάτη, ως σύνδεσμο που ανοίγει στο κινητό του, χωρίς να φτιάξει πρώτα λογαριασμό; Και σταματά ο σύνδεσμος να λειτουργεί μετά από λίγο, ώστε ένα παλιό μήνυμα να μη χρησιμοποιηθεί για μια φόρμα μήνες αργότερα;

Μία φόρμα για κάθε θεραπεία

Ένα χημικό peeling, έναν κύκλο συνεδριών αποτρίχωσης με laser και οι αντιρυτιδικές ενέσεις είναι διαφορετικές κουβέντες. Η καθεμιά έχει τις δικές της ερωτήσεις για το τι έχει κάνει ο πελάτης στο παρελθόν, τις δικές της οδηγίες για τις επόμενες μέρες και τους δικούς της λόγους αναβολής. Μια φόρμα που προσπαθεί να τα καλύψει όλα καταλήγει σε ένα από τα δύο. Είτε φουσκώνει σε πέντε σελίδες που κανείς δεν διαβάζει, είτε γίνεται τόσο γενική που λέει ελάχιστα για τη θεραπεία που πράγματι θα γίνει.

Οι σύντομες φόρμες, μία για κάθε θεραπεία, διαβάζονται πιο εύκολα και ενημερώνονται πιο εύκολα. Όταν αλλάζετε τον τρόπο που περιγράφετε τη φροντίδα μετά από μια θεραπεία, αλλάζετε μία φόρμα, όχι μια παράγραφο χαμένη μέσα σε μια μεγάλη.

Το κείμενο κάθε φόρμας είναι δικό σας, γραμμένο μαζί με όποιον σας συμβουλεύει. Το λογισμικό απλώς το μεταφέρει. Πρέπει όμως να σας επιτρέπει να φτιάχνετε μια φόρμα για κάθε θεραπεία από τα πεδία που χρειάζεστε: μια σύντομη απάντηση, μια μεγαλύτερη, μια επιλογή, μια υπογραφή. Και πρέπει να ορίζετε εσείς ποια είναι υποχρεωτικά.

Υπογραφή πάνω στη φόρμα, όχι ένα τικ σε κουτάκι

Πολλά εργαλεία κρατήσεων έχουν ένα κουτάκι στο τέλος της κράτησης: αποδέχομαι τους όρους. Δεν είναι το ίδιο με το να διαβάσει ο πελάτης τη φόρμα της θεραπείας του και να την υπογράψει. Ψάξτε για πεδίο υπογραφής πάνω στην ίδια τη φόρμα. Έτσι η υπογραφή ανήκει σε εκείνη τη φόρμα, εκείνον τον πελάτη και εκείνη τη μέρα, και αποθηκεύεται μαζί με τις απαντήσεις του.

Δοκιμάστε το πριν διαλέξετε. Ανοίξτε μια φόρμα στο δικό σας κινητό όπως θα την άνοιγε ένας πελάτης, υπογράψτε με το δάχτυλο και δείτε τι φτάνει στην κλινική.

Στην καρτέλα του πελάτη, δίπλα στις φωτογραφίες

Σε πολλές κλινικές τα υπογεγραμμένα χαρτιά μπαίνουν σε φάκελο ανά ημερομηνία. Οι φωτογραφίες θεραπείας είναι σε ένα κινητό της κλινικής, ή στο προσωπικό κινητό του θεραπευτή. Και το ιστορικό ραντεβού βρίσκεται σε τρίτο σύστημα. Έτσι μια απλή ερώτηση γίνεται τρεις αναζητήσεις.

Μια υπογεγραμμένη φόρμα πρέπει να καταλήγει στην καρτέλα του ίδιου του πελάτη, μαζί με τις φωτογραφίες θεραπείας και τα ραντεβού του. Τότε η καρτέλα λέει όλη την ιστορία: τι έκανε, πότε, σε τι συμφώνησε από πριν και πώς ήταν το αποτέλεσμα. Κανείς δεν χρειάζεται να θυμάται ποιος φάκελος ή ποιο κινητό.

Δείτε επίσης τι γίνεται με τα στοιχεία που συμπληρώνει ο πελάτης. Αν δώσει νέο τηλέφωνο στη φόρμα, ενημερώνεστε, ώστε κάποιος στην κλινική να το ελέγξει πριν αλλάξει η καρτέλα του;

Όταν επιστρέψει

Οκτώ μήνες μετά, ο ίδιος πελάτης κλείνει ραντεβού για επανάληψη της θεραπείας και αναφέρει ότι ξεκίνησε ένα καινούριο φάρμακο. Ή στέλνει email και ζητά αντίγραφο από ό,τι υπέγραψε. Ή ο θεραπευτής θέλει απλώς να ξαναδιαβάσει τις απαντήσεις της προηγούμενης φοράς πριν τον δει.

Με τη φόρμα στην καρτέλα του, αυτό είναι μία αναζήτηση: ανοίγετε τον πελάτη, βρίσκετε την υπογεγραμμένη φόρμα, τη διαβάζετε. Με ένα κλασέρ, είναι ψάξιμο που εξαρτάται από το αν θυμάται κάποιος την ημερομηνία.

Το αν ένας πελάτης που επιστρέφει υπογράφει ξανά σε κάθε επίσκεψη είναι απόφαση της κλινικής σας και του συμβούλου σας. Το λογισμικό πρέπει να κάνει την αποστολή μιας νέας φόρμας δουλειά ενός λεπτού, ώστε η απόφαση να μην εξαρτάται ποτέ από το πόσο κόπο θέλει.

Μερικές ερωτήσεις για κάθε πάροχο

• Μπορώ να στείλω μια φόρμα σε έναν πελάτη ως σύνδεσμο, πριν από το ραντεβού του, χωρίς να φτιάξει λογαριασμό;
• Μπορώ να φτιάξω ξεχωριστή φόρμα για κάθε θεραπεία, με πεδίο υπογραφής;
• Πού καταλήγει η υπογεγραμμένη φόρμα, και είναι δίπλα στις φωτογραφίες του;
• Πώς τη βρίσκω ξανά σε έναν χρόνο, και ποιος στην κλινική μπορεί να την ανοίξει;
• Δείχνει η καρτέλα αν έχει συμφωνήσει να χρησιμοποιηθούν οι φωτογραφίες του;
• Τι γίνεται με τις φόρμες που έχουν ήδη υπογραφεί αν αλλάξω τη φόρμα αργότερα;

Πού ταιριάζει το HyperCRM

Το HyperCRM είναι λογισμικό για κλινικές αισθητικής που δουλεύει ακριβώς έτσι. Φτιάχνετε μια φόρμα για κάθε θεραπεία από πεδία κειμένου, επιλογής και υπογραφής, και ορίζετε ποια είναι υποχρεωτικά. Για να τη στείλετε, δημιουργείτε έναν σύνδεσμο για εκείνον τον πελάτη και του τον στέλνετε. Τον ανοίγει στο κινητό του χωρίς λογαριασμό. Ο σύνδεσμος λήγει μετά από τρεις μέρες και δέχεται μία υποβολή. Για τον πελάτη που φτάνει χωρίς να την έχει συμπληρώσει, ο ίδιος σύνδεσμος εμφανίζεται ως κωδικός QR που μπορεί να σαρώσει στην υποδοχή.

Υπογράφει με το δάχτυλο, ή γράφει το όνομά του αν προτιμά. Και στις δύο περιπτώσεις η υπογραφή αποθηκεύεται ως εικόνα στα αρχεία του, δίπλα στις φωτογραφίες θεραπείας, και από εκεί οποιοδήποτε μέλος της ομάδας σας ανοίγει όλες τις απαντήσεις του. Τα πεδία που συνδέετε με την καρτέλα του, όπως η διεύθυνση ή η ημερομηνία γέννησης, την ενημερώνουν όταν στείλει τη φόρμα. Το email και το κινητό συμπληρώνονται μόνο αν ήταν κενά. Αν δώσει διαφορετικό, ενημερώνεστε, και η καρτέλα του κρατά αυτό που είχατε αποθηκεύσει. Το κείμενο το γράφετε εσείς, και το HyperCRM δεν πιστοποιεί υπογραφές.

Η καρτέλα κάθε πελάτη ρωτά επίσης αν επιτρέπει να χρησιμοποιηθούν οι φωτογραφίες του για εκπαίδευση ή προβολή: είναι η «συναίνεση χρήσης αρχείων». Η απάντηση είναι Ναι, Όχι ή Δεν έχει ερωτηθεί, και το «Δεν έχει ερωτηθεί» δεν είναι «Όχι»: σημαίνει ότι κανείς δεν έχει κάνει ακόμη την ερώτηση. Βάλτε την ως κουτάκι στη φόρμα σας. Όταν στείλετε τη φόρμα με σύνδεσμο που φτιάξατε για εκείνον τον πελάτη, την ορίζει η δική του απάντηση, και η καρτέλα παραπέμπει στη φόρμα που υπέγραψε. Μπορείτε να φιλτράρετε τη λίστα πελατών με βάση την απάντηση, ώστε το «ποιον δεν έχουμε ρωτήσει ποτέ» να είναι ένα κλικ.

Το Essential χωρά έως 3 φόρμες· το Complete δεν έχει όριο.

Περισσότερα στο ιστολόγιο.