Οι σημειώσεις που κανείς δεν γράφει μέχρι την Παρασκευή

Τα περισσότερα ιατρεία έχουν μια εκδοχή αυτού του προβλήματος. Οι σημειώσεις της Τρίτης είναι ακόμα ανοιχτές την Πέμπτη. Κάποιος δεσμεύει το απόγευμα της Παρασκευής για να τις βγάλει, ή τις παίρνει σπίτι, ή τις γράφει στα δέκα λεπτά πριν από τον πρώτο ασθενή της Δευτέρας. Όλοι ξέρουν ότι συμβαίνει και κανείς δεν αποφασίζει να το λύσει, επειδή δεν μοιάζει με πρόβλημα: η δουλειά, στο τέλος, γίνεται.

Αξίζει να δείτε πρώτα τι κοστίζει και μετά να αποφασίσετε αν σας απασχολεί.

Τι κοστίζει πραγματικά η εκκρεμότητα

Το προφανές κόστος είναι η ακρίβεια. Μια σημείωση που γράφεται την Παρασκευή για ένα ραντεβού της Τρίτης γράφεται από μνήμης. Τέσσερις μέρες μετά, η μνήμη μιας συνηθισμένης επίσκεψης είναι θολή. Αυτό που καταγράφεται είναι η γενική εικόνα ενός τυπικού ραντεβού αυτού του είδους, όχι τι έγινε πραγματικά σε εκείνο. Η λεπτομέρεια που είχε σημασία, μια παρεμπίπτουσα αναφορά σε ένα σύμπτωμα ή ο λόγος που ο ασθενής αρνήθηκε μια θεραπεία, είναι το πρώτο που χάνεται.

Το δεύτερο κόστος είναι ότι η σημείωση λείπει όταν τη χρειάζεται κάποιος. Ένας ασθενής τηλεφωνεί την Τετάρτη για το ραντεβού που είχε την Τρίτη, και όποιος απαντήσει δεν έχει τίποτα να διαβάσει. Ένας συνάδελφος που καλύπτει μια συνεδρία δεν βλέπει τι αποφασίστηκε την προηγούμενη φορά. Καμία από τις δύο περιπτώσεις δεν είναι καταστροφή από μόνη της, αλλά και οι δύο φθείρουν το ιατρείο όταν επαναλαμβάνονται.

Το τρίτο είναι αυτό που τα ιατρεία νιώθουν περισσότερο και αναφέρουν λιγότερο: το ίδιο το απόγευμα της Παρασκευής. Αρκετές ώρες απλήρωτης, κουραστικής και χαμηλής αξίας δουλειάς στο τέλος της εβδομάδας, κάθε εβδομάδα, από το άτομο που δυσκολεύεται περισσότερο να τις διαθέσει.

Γιατί συμβαίνει

Σχεδόν ποτέ επειδή ο γιατρός είναι ανοργάνωτος. Τρεις συνηθισμένες αιτίες εξηγούν τις περισσότερες περιπτώσεις.

Δεν υπάρχει κενό για να γράψετε. Τα ραντεβού κλείνονται το ένα αμέσως μετά το άλλο, άρα ο μόνος διαθέσιμος χρόνος είναι μετά τον τελευταίο ασθενή. Τότε όμως υπάρχουν ήδη έξι σημειώσεις να γραφτούν και δεν έχει μείνει όρεξη για γράψιμο. Αν το πρόγραμμα δεν περιλαμβάνει χρόνο για γράψιμο, οι σημειώσεις αναβάλλονται εκ των πραγμάτων, και καμία καλή πρόθεση δεν το αλλάζει.

Η σημείωση είναι υπερβολικά μεγάλη δουλειά. Αν η πλήρης καταγραφή θέλει οκτώ λεπτά, επειδή η φόρμα απαιτεί πεδία που δεν αφορούν αυτό το ραντεβού, δεν θα γίνει στο κενό των τριών λεπτών που υπάρχει. Μια σημείωση που θα ήταν επαρκής σε ενενήντα δευτερόλεπτα αναβάλλεται και γίνεται μια σημείωση οκτώ λεπτών την Παρασκευή.

Το γράψιμο γίνεται αλλού. Αν οι σημειώσεις βρίσκονται σε άλλο σύστημα, σε άλλη καρτέλα του browser ή σε χαρτί που θα πληκτρολογηθεί αργότερα, η διαδικασία κολλάει στο βήμα της μεταφοράς. Οτιδήποτε πρέπει να μεταφερθεί αργότερα είναι μια εκκρεμότητα που δεν έχει φανεί ακόμα.

Τι τη λύνει πραγματικά

Βάλτε το κενό στο πρόγραμμα

Είναι η πιο αποτελεσματική και η λιγότερο δημοφιλής αλλαγή, επειδή κοστίζει εμφανώς θέσεις ραντεβού. Δύο λεπτά ανάμεσα στα ραντεβού, ή πέντε λεπτά στο τέλος κάθε τρίτου, αρκούν για τις περισσότερες συνηθισμένες σημειώσεις. Ένα ιατρείο που δεν θέλει να δώσει αυτές τις θέσεις επιλέγει το απόγευμα της Παρασκευής. Είναι θεμιτή επιλογή, αλλά αξίζει να γίνεται συνειδητά και όχι από αδράνεια.

Μια σύντομη σημείωση είναι και πλήρης

Αν το πρότυπό σας απαιτεί πεδία που δεν έχουν σχέση με μια συνηθισμένη επανεξέταση, το ίδιο το πρότυπο δημιουργεί την εκκρεμότητα. Μια σημείωση που καταγράφει τι έγινε, τι αποφασίστηκε και τι ακολουθεί είναι σημείωση. Το να τη φουσκώνετε για να ικανοποιήσετε μια φόρμα είναι αυτό που τη σπρώχνει στην Παρασκευή.

Εδώ χρειάζεται κρίση, και υπάρχει ένα ελάχιστο που δεν παρακάμπτεται. Το τι πρέπει να περιέχει μια σημείωση το ορίζουν το επάγγελμά σας, ο αρμόδιος φορέας και η ασφάλιση επαγγελματικής ευθύνης σας, όχι η ευκολία και όχι εμείς. Ελέγξτε τι ισχύει για εσάς πριν κόψετε οτιδήποτε. Εμείς λέμε κάτι πιο περιορισμένο: μέσα σε αυτό το ελάχιστο, συνήθως υπάρχει περιθώριο για συντομία, και το περιττό μήκος είναι πραγματική αιτία αναβολής.

Γράψτε στη διάρκεια του ραντεβού, όχι μετά

Στην αρχή είναι άβολο, αλλά για τους περισσότερους γιατρούς είναι η αλλαγή που φέρνει τη μεγαλύτερη διαφορά. Το να πληκτρολογείτε ενώ ο ασθενής είναι μπροστά σας φαίνεται αγενές, μέχρι να γίνει φυσιολογικό. Αξίζει να το πείτε και στον ασθενή: Το γράφω όσο μιλάμε, για να μη χαθεί τίποτα. Οι περισσότεροι το βρίσκουν καθησυχαστικό, όχι ενοχλητικό.

Κάντε την εκκρεμότητα ορατή

Ένας αριθμός ανοιχτών σημειώσεων, που τον βλέπετε κάθε μέρα, είναι πιο αποτελεσματικός από κάθε απόφαση να μη μένετε πίσω. Τρεις στο τέλος της ημέρας είναι φυσιολογικό. Δεκατέσσερις σημαίνει ότι μαζεύεται εκκρεμότητα δύο εβδομάδων. Ο αριθμός είναι αυτός που σας κινητοποιεί, και μια εκκρεμότητα που κανείς δεν μετρά δεν αντιμετωπίζεται πριν από την Παρασκευή.

Όταν η πραγματική απάντηση είναι λιγότερα ραντεβού

Μερικές φορές οι σημειώσεις αργούν επειδή η μέρα έχει περισσότερα ραντεβού απ' όσα χωρούν. Τότε καθεμία από τις παραπάνω λύσεις είναι απλώς ένας τρόπος να στριμώξετε άλλη μία εργασία σε μια μέρα που είναι ήδη γεμάτη.

Αν ένας γιατρός βλέπει περισσότερους ασθενείς από όσους χωρά πραγματικά η συνεδρία, οι σημειώσεις είναι το ορατό σύμπτωμα και όχι το ίδιο το πρόβλημα. Το να προσθέσετε χρόνο για γράψιμο σε μια μέρα που είναι ήδη γεμάτη δεν λειτουργεί. Πρέπει να λιγοστέψουν τα ραντεβού. Είναι δυσκολότερη συζήτηση από την αγορά ενός λογισμικού, και τις περισσότερες φορές είναι αυτή η σωστή.

Πού βοηθά το λογισμικό

Μόνο στην τρίτη αιτία, στο βήμα της μεταφοράς. Στο HyperCRM οι σημειώσεις καταχωρίζονται στην καρτέλα ασθενή, δίπλα στα ραντεβού του. Έτσι, το γράψιμο δεν είναι ξεχωριστή δουλειά σε ξεχωριστό σημείο, και για να διαβάσετε την προηγούμενη σημείωση δεν χρειάζεται να ψάξετε σε άλλο αρχείο.

Αυτό αφαιρεί έναν λόγο για τον οποίο αναβάλλονται οι σημειώσεις. Δεν δημιουργεί το κενό στο πρόγραμμα, δεν συντομεύει το πρότυπο και δεν μειώνει τον αριθμό των ασθενών της ημέρας, που είναι οι αιτίες με τη μεγαλύτερη σημασία. Κανένα λογισμικό δεν μπορεί να πάρει αυτές τις αποφάσεις για εσάς.