Αλλαγή λογισμικού ιατρείου χωρίς να χαθεί τίποτα

Ρωτήστε έναν ιδιοκτήτη ιατρείου γιατί μένει σε ένα σύστημα για το οποίο παραπονιέται, και η απάντηση σχεδόν ποτέ δεν είναι η τιμή του καινούριου. Είναι η μετάβαση. Ασθενείς δώδεκα χρόνων, πρόγραμμα κλεισμένο ως τον Μάρτιο, σημειώσεις που κανείς δεν θέλει να χάσει. Κάποιος κάποτε είπε ότι η αλλαγή θα σήμαινε να ξαναγραφτούν όλοι από την αρχή, και η ιδέα έμεινε.

Συνήθως δεν ισχύει, αλλά ο φόβος δείχνει κάτι πραγματικό. Μια μετάβαση στραβώνει σε λίγα, προβλέψιμα σημεία, και τα περισσότερα ελέγχονται πριν δεσμευτείτε σε οτιδήποτε.

Δεν χρειάζεται να φτάσουν όλα την ίδια μέρα

Βοηθά να χωρίσετε ό,τι έχετε ανάλογα με το πότε το χρειάζεστε στο νέο σύστημα.

Οι ασθενείς σας, από την πρώτη μέρα. Ονόματα, τηλέφωνα, email και συγκατάθεση για υπενθυμίσεις. Χωρίς αυτά κανείς δεν παίρνει υπενθύμιση και η υποδοχή δεν βρίσκει κανέναν. Είναι και το πιο εύκολο κομμάτι, γιατί σχεδόν κάθε σύστημα τα εξάγει σε υπολογιστικό φύλλο.

Τα επόμενα ραντεβού, από την πρώτη μέρα. Αυτό είναι το κομμάτι που πονάει όταν κάτι πάει στραβά. Μια σημείωση που λείπει είναι ενόχληση. Ένα ραντεβού που λείπει είναι ένας ασθενής στην υποδοχή που κανείς δεν περιμένει.

Ιστορικό και σημειώσεις, σύντομα, αλλά όχι από την πρώτη μέρα. Οι προηγούμενες επισκέψεις και οι κλινικές σημειώσεις έχουν σημασία και θα τις θέλετε. Την πρώτη εβδομάδα όμως, το παλιό σύστημα μπορεί ακόμα να απαντήσει στο «τι κάναμε την προηγούμενη φορά;» αν χρειαστεί.

Αρχεία, υπόλοιπα και τιμοκατάλογος. Σαρώσεις, επιστολές, τι χρωστά κάθε ασθενής, πόσο κοστίζει κάθε υπηρεσία. Αξίζει να μεταφερθούν προσεκτικά, αλλά σπάνια είναι επείγοντα το πρώτο πρωί.

Αν τα δείτε έτσι, μια τρομακτική μετάβαση γίνεται δύο συνηθισμένες: μια μικρή, προσεκτική μεταφορά όσων χρειάζεστε τη Δευτέρα, και μια πιο αργή για όλα τα υπόλοιπα.

Ζητήστε τα δεδομένα σας πριν αποφασίσετε

Πριν διαλέξετε οτιδήποτε νέο, ρωτήστε τον τωρινό σας πάροχο τι μπορείτε να πάρετε μαζί σας, σε ποια μορφή, σε πόσο χρόνο και αν υπάρχει χρέωση. Ρωτήστε γραπτώς. Κάποιοι πάροχοι κάνουν εξαγωγή με ένα κουμπί. Κάποιοι θέλουν αίτημα και μερικές εβδομάδες. Κάποιοι χρεώνουν. Καλό είναι να ξέρετε σε ποια περίπτωση είστε όσο υπάρχει ακόμα χρόνος να το σχεδιάσετε.

Όταν έρθει η εξαγωγή, ανοίξτε την. Μην την αρχειοθετήσετε για αργότερα. Τρία πράγματα πάνε στραβά τόσο συχνά που αξίζει να τα ελέγξετε αμέσως:

• Ονόματα στα ελληνικά, ή με τόνους, που έχουν γίνει ακατανόητα σύμβολα. Φταίει η κωδικοποίηση του αρχείου, και διορθώνεται εύκολα αν το δείτε τώρα, δύσκολα αν το δείτε μετά την εισαγωγή.
• Ημερομηνίες γέννησης που διαβάζονται με δύο τρόπους. Το 03/04/1980 είναι 3 Απριλίου ή 4 Μαρτίου; Ελέγξτε μερικούς ασθενείς που τους ξέρετε τα γενέθλια.
• Τηλέφωνα χωρίς το αρχικό μηδέν ή τον κωδικό χώρας, κάτι που ένα υπολογιστικό φύλλο κάνει σιωπηλά όταν αποφασίσει ότι ένα τηλέφωνο είναι αριθμός.

Αν η εξαγωγή δεν έχει κάτι που χρειάζεστε, τώρα είναι η ώρα να το ζητήσετε, όσο το παλιό συμβόλαιο είναι ακόμα σε ισχύ.

Διαλέξτε τη μέρα της αλλαγής

Ορίστε μια ημερομηνία μετάβασης και αντιμετωπίστε την σαν ραντεβού. Μια ήσυχη εβδομάδα, όχι αυτή πριν από τις διακοπές. Εκείνη τη μέρα το παλιό πρόγραμμα σταματά να δέχεται κρατήσεις και το νέο ξεκινά. Ό,τι έχει κλειστεί ως εκείνη τη στιγμή μεταφέρεται. Τίποτα δεν κλείνεται στο παλιό σύστημα μετά.

Ο κίνδυνος είναι η εβδομάδα στη μέση, όταν υπάρχουν δύο προγράμματα και τα δύο είναι εν μέρει σωστά. Η μία γραμματεία κλείνει από συνήθεια στο παλιό, η άλλη στο νέο, και η ίδια ώρα δίνεται σε δύο ασθενείς. Συμφωνήστε ποιος κάνει τι, βάλτε ένα σημείωμα στην οθόνη του παλιού συστήματος αν γίνεται, και κρατήστε αυτό το κενό όσο πιο σύντομο μπορείτε.

Κρατήστε το παλιό σύστημα σε λειτουργία, μόνο για ανάγνωση αν γίνεται, για λίγο καιρό μετά. Όχι ως εφεδρεία που σκοπεύετε να χρησιμοποιήσετε, αλλά για να μπορείτε να ελέγξετε στην πηγή ένα «είμαι σίγουρη ότι την είδαμε τον Μάιο».

Ελέγξτε τη μεταφορά όπως θα την έβλεπε ένας ασθενής

Τα σύνολα καθησυχάζουν, αλλά δεν αποδεικνύουν πολλά. Το να ταιριάζει ο αριθμός των ασθενών είναι καλή αρχή, όμως οι έλεγχοι που πιάνουν πραγματικά προβλήματα είναι μικροί και συγκεκριμένοι.

Διαλέξτε δέκα ασθενείς που ξέρετε καλά: μια οικογένεια, κάποιον με μακρύ ιστορικό, κάποιον με ασυνήθιστο όνομα. Βρείτε τους στο νέο σύστημα και διαβάστε την καρτέλα τους σαν να πρόκειται να τους δείτε. Μετά ανοίξτε το πρόγραμμα της επόμενης Δευτέρας και στα δύο συστήματα, δίπλα δίπλα. Αν η Δευτέρα ταιριάζει, τα περισσότερα από όσα έχουν σημασία έχουν φτάσει.

Βεβαιωθείτε ότι μπορείτε να φύγετε ξανά

Είναι παράξενη ερώτηση την ώρα που μπαίνετε κάπου, αλλά είναι η σωστή στιγμή. Ρωτήστε τον νέο πάροχο τι θα μπορούσατε να πάρετε μαζί σας αν φεύγατε: ποια στοιχεία, σε ποια μορφή, και αν μπορείτε να το κάνετε μόνοι σας. Ένας πάροχος που απαντά καθαρά σε αυτό είναι πάροχος που μάλλον δεν θα χρειαστεί να αφήσετε.

Πού ταιριάζει το HyperCRM

Αν έρχεστε στο HyperCRM, τη λίστα ασθενών μπορείτε να τη μεταφέρετε μόνοι σας. Ο ιδιοκτήτης του ιατρείου, με επιβεβαιωμένο email, ανεβάζει τον κατάλογο ασθενών ως CSV: τη μορφή υπολογιστικού φύλλου που εξάγει σχεδόν κάθε σύστημα. Μετά αντιστοιχίζει τις στήλες του με τις δικές μας. Οι ασθενείς που υπάρχουν ήδη στο HyperCRM αναγνωρίζονται από το email ή το τηλέφωνο και παραλείπονται από προεπιλογή, οπότε αν ανεβάσετε το ίδιο αρχείο δύο φορές δεν πειράζει. Αν προτιμάτε, μπορείτε να επιλέξετε να ενημερωθούν αντί να παραλειφθούν. Τίποτα δεν αποθηκεύεται πριν δείτε τι θα κάνει η εισαγωγή, και όσες γραμμές δεν μπορούν να εισαχθούν εμφανίζονται με τον λόγο, ώστε να τις διορθώσετε και να ανεβάσετε μόνο αυτές.

Η ίδια ερώτηση αντίστροφα, αφού αυτό το άρθρο σάς λέει να την κάνετε σε κάθε πάροχο: αν φύγετε από το HyperCRM, ο ιδιοκτήτης μπορεί να εξαγάγει τη λίστα ασθενών, τις αναφορές και το αρχείο ενεργειών σε CSV και να κατεβάσει κάθε αρχείο. Για τις σημειώσεις και τα ραντεβού, ρωτήστε μας.

Τα ραντεβού, τις σημειώσεις, τα αρχεία και τον τιμοκατάλογό σας τα φορτώνουμε εμείς από την εξαγωγή σας, χωρίς χρέωση, ενώ το τωρινό σας σύστημα συνεχίζει να λειτουργεί. Ένα πράγμα να ξέρετε από πριν: μια σημείωση που μεταφέρουμε καταγράφεται ως δημιουργημένη τη μέρα που τη φορτώνουμε, με την αρχική ημερομηνία και τον συντάκτη γραμμένα μέσα στη σημείωση. Οι λεπτομέρειες είναι στη σελίδα μετάβαση στο HyperCRM.

Περισσότερα στο ιστολόγιο.