Τεκμηρίωση / Οδηγοί

Κράτηση και διαχείριση ραντεβού

Αυτός ο οδηγός καλύπτει την καθημερινή λειτουργία του ημερολογίου: πώς υπολογίζεται η διαθεσιμότητα, πώς κλείνετε ραντεβού σε πόρο ή έδρα, πώς φεύγουν οι υπενθυμίσεις, πώς μπλοκάρετε χρόνο που δεν είναι ραντεβού ασθενή, και πώς βλέπετε τα ραντεβού σας στη δική σας εφαρμογή ημερολογίου.

Κλείστε ένα ραντεβού

Από το ημερολόγιο, επιλέξτε μια ώρα ή νέο ραντεβού, και μετά τον ασθενή, την υπηρεσία και την έδρα. Η επιλογή υπηρεσίας ορίζει την ώρα λήξης από τη διάρκειά της. Αν το ιατρείο έχει πάνω από μία έδρα, η κράτηση πρέπει να ορίσει μία. Κατά την αποθήκευση, το HyperCRM απορρίπτει την κράτηση αν επικαλύπτεται με επιβεβαιωμένη ή εκκρεμή κράτηση ή μπλοκαρισμένο χρόνο στην ίδια έδρα, με άλλη κράτηση του ίδιου προσώπου, ή με χρόνο που έχει μπλοκάρει όλο το ιατρείο. Ο διάλογος μένει ανοιχτός για να διαλέξετε άλλη ώρα, έδρα ή πρόσωπο. Οι κρατήσεις του προσωπικού δεν περιορίζονται από το ωράριο ούτε από το διάστημα ραντεβού.

Φιλτράρετε το ημερολόγιο

Τα κουμπιά κάτω από τις ημερομηνίες φιλτράρουν το ημερολόγιο. Το Ανάθεση σε δείχνει τη μέρα ενός ατόμου, ή τις κρατήσεις που περιμένουν ακόμη γιατρό. Ένα ιατρείο με δύο ή περισσότερες έδρες έχει φίλτρο έδρας, και ένα με δύο ή περισσότερες τοποθεσίες φίλτρο Τοποθεσία, που περιορίζει και το φίλτρο έδρας στις έδρες εκείνης της τοποθεσίας. Στην προβολή Ημέρα, ένα φίλτρο έδρας ή τοποθεσίας δείχνει μόνο εκείνες τις στήλες. Ο Καθαρισμός φίλτρων τα κλείνει όλα, και τα φίλτρα είναι μέρος της διεύθυνσης της σελίδας, οπότε ένα φιλτραρισμένο ημερολόγιο μπορεί να κρατηθεί ή να σταλεί.

Ένα νέο ραντεβού σε φιλτραρισμένο ημερολόγιο ξεκινά με τα φίλτρα συμπληρωμένα: την έδρα και τον γιατρό που βλέπετε, και με επιλεγμένη τοποθεσία, εκείνη την τοποθεσία (επιλέγεται η πρώτη της έδρα και η τοποθεσία γράφεται κάτω από την έδρα· διαλέξτε άλλη έδρα για να την αλλάξετε).

Κλείστε έναν κύκλο ραντεβού

Σε ένα νέο ραντεβού, ενεργοποιήστε το Επανάληψη αυτού του ραντεβού. Στο Επανάληψη κάθε διαλέξτε 1, 2, 3, 4 ή 6 εβδομάδες, και προσθέστε μέρες στο Και αυτές τις μέρες αν ο κύκλος γίνεται πάνω από μία φορά την εβδομάδα. Στο Μέχρι διαλέξτε έναν αριθμό συνεδριών, από 2 έως 52, μαζί με αυτή που κλείνετε τώρα, ή μια τελευταία ημερομηνία.

Το Οι ημερομηνίες που θα πάρετε δείχνει κάθε ημερομηνία που προκύπτει από τον κανόνα και σημειώνει όσες είναι ήδη πιασμένες. Περιμένει μέχρι η κράτηση να έχει έδρα, γιατί ένας κύκλος κλείνεται στην ίδια έδρα κάθε εβδομάδα. Στην αποθήκευση, οι πιασμένες ημερομηνίες παραλείπονται και βλέπετε ποιες, για να τις κανονίσετε χωριστά. Ο ασθενής παίρνει ένα email με όλες τις συνεδρίες και μία πρόσκληση ημερολογίου που τις καλύπτει όλες.

Μετά, κάθε συνεδρία είναι δικό της ραντεβού. Αν μετακινήσετε, ακυρώσετε ή διαγράψετε μία, αλλάζει μόνο αυτή, και ο υπόλοιπος κύκλος μένει όπως είναι.

Απαντήστε στα αιτήματα κράτησης

Μια κράτηση από τον ιστότοπό σας έρχεται ως αίτημα. Το ίδιο και μια κράτηση της τηλεγραμματείας, εκτός αν η γραμμή είναι ρυθμισμένη να κλείνει επιβεβαιωμένα. Ένα αίτημα κρατά την ώρα του μέχρι να απαντήσετε, οπότε η ίδια ώρα δεν προσφέρεται σε κάποιον άλλον όσο περιμένει.

Εμφανίζεται στα Αιτήματα κράτησης στο ημερολόγιο, με Επιβεβαίωση και Απόρριψη. Η επιβεβαίωση στέλνει email επιβεβαίωσης στον ασθενή με πρόσκληση ημερολογίου. Η απόρριψη ελευθερώνει αμέσως την ώρα και στέλνει email στον ασθενή. Αν κανείς δεν έχει ελέγξει τα στοιχεία που έδωσε ο ασθενής, δεν στέλνεται email.

Στις Ρυθμίσεις, Γενικά, Πρόγραμμα, η επιλογή Λήξη αναπάντητων αιτημάτων ελευθερώνει ένα αίτημα που δεν απάντησε κανείς μετά από τις ώρες λειτουργίας που ορίζετε (2 από προεπιλογή), ποτέ αργότερα από το ίδιο το ραντεβού. Ο ασθενής λαμβάνει email για να προτείνει άλλη ώρα, και ενημερώνεται κάθε ιδιοκτήτης.

Για να μη γεμίζει το ημερολόγιο με ψεύτικες κρατήσεις, ο ιστότοπος δέχεται έως 8 νέα ανοιχτά αιτήματα την ώρα, 25 ανοιχτά ταυτόχρονα, και 3 από το ίδιο email ή τηλέφωνο.

Πώς βγαίνουν οι ελεύθερες ώρες

Ελεύθερη ώρα είναι ό,τι μένει από το ωράριο, αφού βγουν οι κλειστές μέρες και οι αργίες, τα ραντεβού και ο μπλοκαρισμένος χρόνος. Ο βοηθός κοιτά όλες τις έδρες. Η δημόσια σελίδα κρατήσεων και η τηλεγραμματεία (πακέτο Complete, κατόπιν αιτήματος) προτείνουν μόνο έδρες και υπηρεσίες που είναι δημόσιες, και μόνο δημοσιευμένους επαγγελματίες. Κατά τα άλλα, όλοι ακολουθούν τους ίδιους κανόνες:

• Το ωράριο και οι κλειστές μέρες. Μια μέρα που είναι κλειστή δεν έχει καμία ελεύθερη ώρα.
• Το διάστημα ραντεβού. Οι ώρες έναρξης ανεβαίνουν ανά διάστημα ραντεβού (Ρυθμίσεις, Γενικά, Πρόγραμμα), από την ώρα που ανοίγει το ιατρείο.
• Η διάρκεια του ραντεβού. Είναι η διάρκεια της υπηρεσίας. Αν δεν έχει επιλεγεί υπηρεσία, μετράει η προεπιλεγμένη διάρκεια. Όλο το ραντεβού πρέπει να τελειώνει μέχρι το κλείσιμο.
• Ό,τι είναι ήδη πιασμένο: ραντεβού και μπλοκαρισμένος χρόνος. Ραντεβού επιβεβαιωμένα ή σε αναμονή έγκρισης, και μπλοκαρισμένος χρόνος. Οι υπενθυμίσεις δεν πιάνουν ποτέ ώρα.
• Ώρες που πέρασαν. Σήμερα, μια ώρα που έχει ήδη περάσει δεν προτείνεται.

Τι μετράει ως πιασμένο εξαρτάται από το τι ρωτάτε:

• Για μια έδρα: τα ραντεβού και ο μπλοκαρισμένος χρόνος αυτής της έδρας.
• Για ένα άτομο, π.χ. έναν γιατρό: τα ραντεβού και ο μπλοκαρισμένος χρόνος του σε οποιαδήποτε έδρα. Πρέπει επίσης να είναι ελεύθερη μια έδρα.
• Χωρίς έδρα και άτομο: ελέγχονται όλες οι έδρες. Κάθε ελεύθερη ώρα δείχνει σε ποιες έδρες είναι ελεύθερη.

Ο μπλοκαρισμένος χρόνος μετράει για ένα άτομο μόνο αν γράφει ποιος λείπει. Όταν μπλοκάρετε χρόνο, συμπληρώστε το Ποιος λείπει. Έτσι το άτομο δεν προτείνεται ούτε σε άλλη έδρα.

Μπλοκαρισμένος χρόνος χωρίς έδρα και χωρίς άτομο, π.χ. μια αργία, κλείνει όλο το ιατρείο. Τότε δεν προτείνεται καμία έδρα και κανένα άτομο.

Μπορείτε επίσης να ρωτήσετε τον βοηθό για μία συγκεκριμένη ώρα. Θα σας πει αν είναι ελεύθερη ή γιατί δεν γίνεται: είναι ήδη πιασμένη, έχει περάσει, το ιατρείο είναι κλειστό εκείνη τη μέρα ή είναι εκτός ωραρίου. Όταν ρωτάτε για πρωί, απόγευμα ή βράδυ: πρωί είναι πριν τις 12:00, απόγευμα από τις 12:00 ως τις 17:00, βράδυ από τις 17:00.

Αν λείπει μια ώρα που περιμένατε, ελέγξτε

• το ωράριο εκείνης της μέρας,
• αν η μέρα είναι δηλωμένη κλειστή,
• αν υπάρχει μπλοκαρισμένος χρόνος για το άτομο, π.χ. άδεια,
• αν υπάρχει μπλοκαρισμένος χρόνος για όλο το ιατρείο, π.χ. αργία,
• αν το ίδιο άτομο έχει άλλο ραντεβού σε άλλη έδρα,
• αν η υπηρεσία είναι πολύ μεγάλη για να τελειώσει πριν το κλείσιμο.

Μετακίνηση, διαγραφή ή ακύρωση

Ένα υπάρχον ραντεβού μετακινείται σε άλλη ώρα, έδρα ή πρόσωπο με επεξεργασία ή με μεταφορά πάνω στο ημερολόγιο. Η μετακίνηση ελέγχεται για επικαλύψεις όπως μια νέα κράτηση, οπότε δεν μπορεί να πέσει πάνω σε άλλη κράτηση στην ίδια έδρα, σε κράτηση του ίδιου προσώπου αλλού, ή σε χρόνο μπλοκαρισμένο για όλο το ιατρείο.

Η Διαγραφή αφαιρεί οριστικά ένα ραντεβού. Για να μείνει ένα ακυρωμένο ραντεβού στο αρχείο, ορίστε την κατάστασή του σε ακυρωμένο μέσω του βοηθού ή του API· το ημερολόγιο δεν προσφέρει ενέργεια ακύρωσης. Όταν η ώρα αλλάζει, ή το ραντεβού ακυρώνεται ή διαγράφεται, ο ασθενής λαμβάνει με email ενημερωμένη ή ακυρωμένη πρόσκληση ημερολογίου.

Μπλοκάρετε χρόνο που δεν είναι κράτηση

Πέρα από τα ραντεβού, το ημερολόγιο έχει μπλοκαρισμένο χρόνο (για άδεια, γραφειοκρατία ή διάλειμμα) και υπενθυμίσεις. Ο μπλοκαρισμένος χρόνος κρατά την έδρα του χωρίς ραντεβού. Αν γράφει ποιος λείπει, το άτομο αυτό δεν προτείνεται ούτε σε άλλη έδρα. Χωρίς έδρα και χωρίς άτομο, μπλοκάρει όλο το ιατρείο. Η υπενθύμιση είναι μόνο μια σημείωση στο ημερολόγιο και δεν πιάνει ποτέ ώρα.

Υπενθυμίσεις και σημειώσεις

Ένα επιβεβαιωμένο ραντεβού με ασθενή παίρνει υπενθύμιση πριν την ώρα του, με email, SMS ή και τα δύο. Ο ιδιοκτήτης ορίζει τον Χρόνο αποστολής υπενθύμισης ραντεβού (από 15 λεπτά έως 2 ημέρες, 1 ημέρα από προεπιλογή) και το Αποστολή υπενθυμίσεων με στις Ρυθμίσεις, Γενικά, Πρόγραμμα. Μια υπενθύμιση φεύγει μόνο από κανάλι που έχει ενεργοποιήσει το ιατρείο, και μόνο αν ο ασθενής έχει συμφωνήσει για email ή SMS στην καρτέλα του. Και τα δύο είναι κλειστά για νέο ασθενή. Τα SMS χρησιμοποιούν μονάδες. Οι υπενθυμίσεις δεν φέρουν πρόσκληση ημερολογίου: η πρόσκληση έρχεται με τα email κράτησης, όταν κλείνει το προσωπικό, όταν επιβεβαιώνεται ένα online αίτημα, όταν αλλάζει η ώρα, και όταν ακυρώνεται ή διαγράφεται. Κάθε ραντεβού έχει επίσης δικό του πεδίο σημειώσεων, μέσα στο ραντεβού στο ημερολόγιο.

Τα ραντεβού σας στο δικό σας ημερολόγιο

Κάθε επαγγελματίας μπορεί να στέλνει τα ραντεβού του στην εφαρμογή ημερολογίου που ήδη χρησιμοποιεί. Ο καθένας το ρυθμίζει μόνος του, από τις Ρυθμίσεις → Συγχρονισμός ημερολογίου. Ο ιδιοκτήτης βλέπει ποιος έχει συνδεθεί στις Ρυθμίσεις → Ομάδα, αλλά δεν μπορεί να συνδέσει κάποιον άλλον. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Google, έναν σύνδεσμο ημερολογίου ή και τα δύο. Περιλαμβάνεται σε όλα τα πακέτα.

Λειτουργεί προς μία κατεύθυνση. Το HyperCRM προσθέτει και ενημερώνει τα ραντεβού σας στο ημερολόγιό σας, αλλά δεν το διαβάζει ποτέ. Έτσι, τα δικά σας γεγονότα δεν πιάνουν ώρες στο HyperCRM.

Google Calendar

Πατήστε Σύνδεση με το Google Calendar και συνδεθείτε στον λογαριασμό σας στο Google. Το HyperCRM προσθέτει ένα ξεχωριστό ημερολόγιο με το όνομα του ιατρείου σας. Βλέπει και αλλάζει μόνο αυτό το ημερολόγιο, ποτέ τα δικά σας. Τα ραντεβού σας εμφανίζονται μέσα σε λίγα λεπτά, και οι επόμενες αλλαγές επίσης.

Για να σταματήσει, πατήστε Αποσύνδεση. Το HyperCRM αφαιρεί το ημερολόγιό του από τον λογαριασμό σας στο Google, και τα δικά σας γεγονότα μένουν όπως είναι. Αν είχατε ήδη αφαιρέσει την πρόσβαση του HyperCRM από το Google, διαγράψτε το ημερολόγιο από εκεί. Για να αλλάξετε λογαριασμό Google, αποσυνδέστε πρώτα τον τωρινό και μετά συνδεθείτε ξανά.

Apple Calendar, Outlook και άλλες εφαρμογές

Στον Σύνδεσμο ημερολογίου, πατήστε Δημιουργία συνδέσμου. Το HyperCRM δείχνει τον ιδιωτικό σας σύνδεσμο μία φορά, οπότε αποθηκεύστε τον εκείνη τη στιγμή. Σε iPhone, iPad ή Mac, το Προσθήκη στο Apple Calendar κάνει την εγγραφή με ένα βήμα. Αλλού, αντιγράψτε τον σύνδεσμο και προσθέστε τον:

• Apple Calendar σε Mac: Αρχείο, μετά Νέα συνδρομή ημερολογίου
• Outlook: Προσθήκη ημερολογίου, μετά Εγγραφή από το web
• Google Calendar σε υπολογιστή: δίπλα στα Άλλα ημερολόγια πατήστε +, μετά Από URL (From URL)

Η εφαρμογή ημερολογίου ελέγχει τον σύνδεσμο για αλλαγές με τον δικό της ρυθμό. Το Apple Calendar μπορεί να ελέγχει κάθε λίγα λεπτά και το Outlook κάθε λίγες ώρες. Το Google μπορεί να χρειαστεί έως μία ημέρα. Ο σύνδεσμος περιέχει τα ραντεβού σας από τις τελευταίες 30 ημέρες έως έξι μήνες μπροστά.

Όποιος έχει τον σύνδεσμο, βλέπει τα ραντεβού σας, οπότε μην τον δώσετε σε άλλους. Αν μπορεί να τον έχει δει κάποιος άλλος, πατήστε Νέος σύνδεσμος: ο παλιός σταματά να λειτουργεί. Η Απενεργοποίηση σταματά τον σύνδεσμο, και η εφαρμογή σας τον δείχνει άδειο την επόμενη φορά που θα ελέγξει.

Τι δείχνει κάθε ραντεβού

• Εμφανίζονται: το όνομα του ασθενή, η υπηρεσία, η ώρα, η έδρα ή η αίθουσα, και ένας σύνδεσμος που ανοίγει το ραντεβού στο HyperCRM αφού συνδεθείτε
• Δεν στέλνονται ποτέ: σημειώσεις, τηλέφωνα, διευθύνσεις email ή οτιδήποτε από τον ιατρικό φάκελο
• Ο μπλοκαρισμένος χρόνος σας εμφανίζεται ως «Μη διαθέσιμο». Ένα ραντεβού που περιμένει έγκριση εμφανίζεται ως προσωρινό, με τίτλο «Αίτημα κράτησης» και την υπηρεσία, χωρίς όνομα ασθενή μέχρι να το επιβεβαιώσετε. Ένα ραντεβού που ακυρώθηκε, απορρίφθηκε ή έληξε αφαιρείται
• Στέλνονται μόνο τα ραντεβού που σας έχουν ανατεθεί, οπότε το πρόγραμμα ενός συναδέλφου δεν εμφανίζεται ποτέ στο ημερολόγιό σας

Αν διαγράψετε οριστικά έναν ασθενή, το όνομά του φεύγει και από αυτά τα ραντεβού. Στο Google φεύγει μέσα σε λίγα λεπτά, ή μόλις συνδεθείτε ξανά αν το Google σας το ζητήσει. Μέσω συνδέσμου ημερολογίου φεύγει την επόμενη φορά που θα ελέγξει η εφαρμογή σας. Αντίγραφα που κρατά η ίδια η εταιρεία του ημερολογίου, όπως ιστορικό γεγονότων ή email ειδοποιήσεων, δεν τα ελέγχουμε εμείς.