Τεκμηρίωση / Οδηγοί / Χρεώσεις

Χρεώσεις, αποδείξεις και τιμολόγια

Πώς φτιάχνετε έναν κατάλογο υπηρεσιών, καταχωρίζετε χρεώσεις και εισπράξεις σε έναν ασθενή, ορίζετε τον ΦΠΑ μία φορά, εκδίδετε απόδειξη παροχής υπηρεσιών ή τιμολόγιο και εξάγετε τα ποσά σας σε CSV.

Πρώτα ο κατάλογος υπηρεσιών

Πριν χρεώσετε έναν ασθενή, ένας ιδιοκτήτης προσθέτει τις υπηρεσίες που χρεώνει το ιατρείο, στις Ρυθμίσεις, Κατάλογος. Καθεμία έχει όνομα, τιμή και προαιρετική διάρκεια, και σημαίνεται ως δημόσια ή μόνο εσωτερική. Ένα ιατρείο που επέλεξε ειδικότητα (οδοντιατρική, ιατροί, χειρουργοί, φυσικοθεραπεία ή αισθητική) μπορεί να φορτώσει έτοιμη αρχική λίστα, με τιμές από ελληνικούς τιμοκαταλόγους, κατά τη ρύθμιση ή αργότερα από τις Ρυθμίσεις, Κατάλογος με τη Φόρτωση προεπιλεγμένου καταλόγου, και μετά να την επεξεργαστεί. Ένα ιατρείο που δεν επέλεξε ειδικότητα ξεκινά από κενή λίστα. Μόνο ιδιοκτήτης μπορεί να προσθέσει, να επεξεργαστεί, να αφαιρέσει ή να φορτώσει υπηρεσίες. Κάθε μέλος προσωπικού μπορεί να δει τη λίστα.

Καταχώριση χρέωσης, πίστωσης ή είσπραξης

Κάθε καταχώριση χρέωσης σε έναν ασθενή είναι ένα από τα τρία: χρέωση, πίστωση ή είσπραξη. Κάθε μέλος της ομάδας, ιδιοκτήτης ή μέλος προσωπικού, μπορεί να καταχωρίσει μία, συνήθως πάνω σε μια υπηρεσία από τον κατάλογο, με σημείωση για το τι αφορά. Μια είσπραξη αποκτά τον αριθμό της αυτόματα, με σειρά, για το ιατρείο· δεν είναι κάτι που πληκτρολογείτε. Το υπόλοιπο ενός ασθενή είναι απλώς οι χρεώσεις μείον οι πιστώσεις μείον οι εισπράξεις, και είναι ορατό στο αρχείο ανά πάσα στιγμή.

Σε μια είσπραξη μπορείτε να σημειώσετε πώς πληρώθηκε (μετρητά, κάρτα, κατάθεση ή άλλο). Είναι προαιρετικό. Ένα επιβεβαιωμένο ραντεβού χρεώνεται απευθείας από το ημερολόγιο με τη Χρέωση. Στο ίδιο παράθυρο μπορείτε να καταχωρίσετε τι πληρώθηκε (λιγότερο από τη χρέωση είναι μερική πληρωμή) και να εκδώσετε το παραστατικό. Μια χρέωση μπορεί επίσης να πληρωθεί σε δόσεις: η επιλογή Απόσπαση δόσης ξεχωρίζει το μέρος που πληρώθηκε, και μπορεί να εκδώσει απόδειξη για ακριβώς αυτό το μέρος.

ΦΠΑ, μία φορά

Ένας ιδιοκτήτης συμπληρώνει στις Ρυθμίσεις, Γενικά, την ενότητα Αποδείξεις και τιμολόγια: επωνυμία, ΑΦΜ και ΔΟΥ του ιατρείου, το ποσοστό ΦΠΑ (ακέραιος από 0 έως 100) και αν ο ΦΠΑ προστίθεται στα παραστατικά. Κάθε παραστατικό επί χρεώσεων που εκδίδεται στη συνέχεια εφαρμόζει αυτές τις ρυθμίσεις με τον ίδιο τρόπο. Μια απόδειξη επί εισπράξεων που έχουν ήδη ληφθεί δεν προσθέτει ΦΠΑ, οπότε αθροίζει ακριβώς τα χρήματα που εισπράχθηκαν. Ένα ιατρείο που δεν χρεώνει ΦΠΑ μπορεί να προσθέσει σύντομη σημείωση απαλλαγής, που τυπώνεται στα παραστατικά χωρίς ΦΠΑ. Οι αλλαγές ισχύουν μόνο για νέα παραστατικά.

Έκδοση απόδειξης ή τιμολογίου

Από το αρχείο του ασθενή πατήστε Έκδοση παραστατικού, επιλέξτε τον τύπο, και μετά σημάνετε τι καλύπτει: χρεώσεις χωρίς παραστατικό, ή εισπράξεις χωρίς απόδειξη. Ένα παραστατικό καλύπτει χρεώσεις ή εισπράξεις, ποτέ και τα δύο. Η απόδειξη παροχής υπηρεσιών είναι η προεπιλογή, για ιδιώτη. Απόδειξη επί χρεώσεων εκδίδεται μόνο αφού πληρωθούν, και οι εισπράξεις μετρούν πρώτα για τις παλαιότερες χρεώσεις. Μια απόδειξη επί εισπράξεων πιστοποιεί χρήματα που έχουν ήδη ληφθεί, χωρίς να χρειάζεται υπηρεσία. Το τιμολόγιο καλύπτει μόνο χρεώσεις, και προσφέρεται μόνο για πελάτη με ΑΦΜ στην καρτέλα του, για παράδειγμα επιχείρηση ή ασφαλιστική εταιρεία· αν λείπει, μπορείτε να τον προσθέσετε από το ίδιο παράθυρο. Αποδείξεις και τιμολόγια έχουν ξεχωριστή αρίθμηση. Οι πιστώσεις μετρούν στο υπόλοιπο και σε ό,τι έχει πληρωθεί, αλλά δεν τυπώνονται ως γραμμές.

Τα παραστατικά μένουν όπως εκδόθηκαν

Κάθε παραστατικό κρατά τα στοιχεία του ιατρείου και του ασθενή ακριβώς όπως ήταν κατά την έκδοση, οπότε μια μεταγενέστερη αλλαγή ονόματος, διεύθυνσης ή φορολογικών στοιχείων δεν το αλλάζει. Ανοίξτε οποιοδήποτε παραστατικό από το αρχείο του ασθενή με το Προβολή / εκτύπωση, ή πατήστε Αποστολή με email για να το στείλετε στον ασθενή ως PDF. Πηγαίνει μόνο στο email που έχει η καρτέλα του ασθενή, στα ελληνικά ή στα αγγλικά, όπως επιλέξετε. Ένα ακυρωμένο παραστατικό δεν στέλνεται, και ένας ιδιοκτήτης του ιατρείου πρέπει να έχει επιβεβαιώσει πρώτα το email του. Το ίδιο παραστατικό στέλνεται έως 3 φορές την ώρα. Δεν στέλνεται σε διεύθυνση που επέστρεψε, σημάνθηκε ως ανεπιθύμητη ή απεγγράφηκε, ούτε αφού συμπληρωθεί το ημερήσιο όριο email· εκτυπώστε το αντί αυτού. Ένα λάθος παραστατικό ακυρώνεται, δεν διαγράφεται: μένει στο αρχείο όπως εκδόθηκε, και οι χρεώσεις του μπορούν να μπουν σε νέο, σωστό παραστατικό.

Εξαγωγή του ιστορικού χρεώσεων

Το οικονομικό ιστορικό ενός ιατρείου δεν κλειδώνεται ποτέ μέσα στο HyperCRM. Μέσα στην εφαρμογή, το κουμπί Εξαγωγή CSV βρίσκεται σε τρεις οθόνες, και μόνο σε αυτές: Ασθενείς, Αναφορές (ραντεβού, έσοδα και νέους ασθενείς ως σύνολα ανά ημέρα, εβδομάδα ή μήνα για την περίοδο που επιλέγετε, και τους ασθενείς ανά κατάσταση στο τέλος κάθε περιόδου, σε ένα αρχείο) και το Ιστορικό ενεργειών στις Ρυθμίσεις, Ενέργειες. Μόνο ο ιδιοκτήτης μπορεί να κάνει εξαγωγή, σε κάθε πακέτο. Στη λίστα χρεώσεων δεν υπάρχει κουμπί εξαγωγής. Πάρτε τα ποσά από τις Αναφορές, ή, στο πακέτο Complete, διαβάστε τις καταχωρίσεις μέσω του REST API, που μπορεί να τις επιστρέψει και ως CSV (GET /api/v1/billing-entries?format=csv, μόνο ιδιοκτήτης). Δείτε τη σελίδα λειτουργίας χρεώσεων για τη σύνοψη marketing της ίδιας λειτουργίας, ή τον κόμβο οδηγών για το υπόλοιπο της τεκμηρίωσης. Αν κάτι σχετικά με τον ΦΠΑ, τα παραστατικά ή τις εξαγωγές δεν ταιριάζει με αυτό που βλέπετε, ρωτήστε μας απευθείας αντί να μαντεύετε.