Τεκμηρίωση / Οδηγοί / Χρεώσεις

Χρεώσεις, αποδείξεις και τιμολόγια

Πώς φτιάχνετε έναν κατάλογο υπηρεσιών, καταχωρίζετε χρεώσεις και εισπράξεις σε έναν ασθενή, ορίζετε τον ΦΠΑ μία φορά, εκδίδετε απόδειξη παροχής υπηρεσιών ή τιμολόγιο και εξάγετε το ιστορικό χρεώσεων σε CSV.

Πρώτα ο κατάλογος υπηρεσιών

Πριν χρεώσετε έναν ασθενή, ένας ιδιοκτήτης προσθέτει τις υπηρεσίες που χρεώνει το ιατρείο — όνομα, τιμή και προαιρετική διάρκεια, καθεμία σημειώσιμη ως δημόσια ή μόνο εσωτερική. Ένα νέο οδοντιατρείο μπορεί να φορτώσει έναν έτοιμο οδοντιατρικό κατάλογο με ένα βήμα αντί να πληκτρολογεί τιμές από το μηδέν· άλλα ιατρεία ξεκινούν από κενή λίστα και προσθέτουν τις δικές τους. Μόνο ιδιοκτήτης μπορεί να προσθέσει, να επεξεργαστεί ή να αφαιρέσει υπηρεσία· κάθε μέλος προσωπικού μπορεί να δει τη λίστα.

Καταχώριση χρέωσης, πίστωσης ή είσπραξης

Κάθε καταχώριση χρέωσης σε έναν ασθενή είναι ένα από τα τρία: χρέωση, πίστωση ή είσπραξη. Κάθε μέλος προσωπικού — ιδιοκτήτης ή βοηθός — μπορεί να καταχωρίσει μία, συνήθως πάνω σε μια υπηρεσία από τον κατάλογο, με σημείωση για το τι αφορά. Μια είσπραξη αποκτά τον αριθμό της αυτόματα, με σειρά, για το ιατρείο· δεν είναι κάτι που πληκτρολογείτε. Το υπόλοιπο ενός ασθενή είναι απλώς οι χρεώσεις μείον οι πιστώσεις μείον οι εισπράξεις, και είναι ορατό στο αρχείο ανά πάσα στιγμή.

ΦΠΑ, μία φορά

Ένας ιδιοκτήτης συμπληρώνει στις Ρυθμίσεις την ενότητα «Αποδείξεις και τιμολόγια»: επωνυμία, ΑΦΜ και ΔΟΥ του ιατρείου, ποσοστό ΦΠΑ και αν ο ΦΠΑ προστίθεται στα παραστατικά. Κάθε παραστατικό που εκδίδεται στη συνέχεια εφαρμόζει αυτές τις ρυθμίσεις με τον ίδιο τρόπο. Ένα ιατρείο που δεν χρεώνει ΦΠΑ μπορεί να προσθέσει σύντομη σημείωση απαλλαγής, που τυπώνεται στα παραστατικά χωρίς ΦΠΑ. Οι αλλαγές ισχύουν μόνο για νέα παραστατικά.

Έκδοση απόδειξης ή τιμολογίου

Από το αρχείο του ασθενή εκδίδετε παραστατικό για τις χρεώσεις που δεν έχουν ακόμη μπει σε κάποιο. Η απόδειξη παροχής υπηρεσιών είναι η προεπιλογή, για ιδιώτη. Το τιμολόγιο προσφέρεται μόνο για πελάτη με ΑΦΜ στην καρτέλα του, για παράδειγμα επιχείρηση ή ασφαλιστική εταιρεία· αν λείπει, μπορείτε να τον προσθέσετε από το ίδιο παράθυρο. Αποδείξεις και τιμολόγια έχουν ξεχωριστή αρίθμηση. Οι πιστώσεις και οι εισπράξεις επηρεάζουν το υπόλοιπο αλλά δεν εμφανίζονται ως γραμμές του παραστατικού. Ποιο παραστατικό χρειάζεται το ιατρείο σας το αποφασίζει ο λογιστής σας.

Τα παραστατικά μένουν όπως εκδόθηκαν

Κάθε παραστατικό κρατά τα στοιχεία του ιατρείου και του ασθενή ακριβώς όπως ήταν κατά την έκδοση, οπότε μια μεταγενέστερη αλλαγή ονόματος, διεύθυνσης ή φορολογικών στοιχείων δεν το αλλάζει. Ανοίξτε οποιοδήποτε παραστατικό από το αρχείο του ασθενή για να το δείτε ή να το εκτυπώσετε. Ένα λάθος παραστατικό ακυρώνεται, δεν διαγράφεται: μένει στο αρχείο όπως εκδόθηκε, και οι χρεώσεις του μπορούν να μπουν σε νέο, σωστό παραστατικό.

Εξαγωγή του ιστορικού χρεώσεων

Οι καταχωρίσεις χρεώσεων, όπως κάθε άλλη λίστα στο HyperCRM, εξάγονται σε CSV απευθείας μέσα από την εφαρμογή, οπότε το οικονομικό ιστορικό ενός ιατρείου δεν κλειδώνεται ποτέ μέσα σε αυτήν. Δείτε τη σελίδα λειτουργίας χρεώσεων για τη σύνοψη marketing της ίδιας λειτουργίας, ή τον κόμβο οδηγών για το υπόλοιπο της τεκμηρίωσης. Αν κάτι σχετικά με τον ΦΠΑ, τα παραστατικά ή τις εξαγωγές δεν ταιριάζει με αυτό που βλέπετε, ρωτήστε μας απευθείας αντί να μαντεύετε.